ECM e automação para gestão de documentos cartorários e forenses: por que ter um?

Organizar para medir resultados e gerir com qualidade. É assim que uma empresa pode garantir a boa gestão de documentos cartorários e forenses e, consequentemente, um bom fluxo de trabalho. No entanto, em meio a tanta informação e tramitações incansáveis, as empresas se complicam na hora de reunir e coordenar a documentação.

Uma boa gestão documental é parte do pressuposto para uma empresa organizada e estratégica. Mas, por ainda perderem muito tempo em trâmites e gestão manual de documentos, os times de operações — ou jurídicos — além de perder tempo, precisam tomar decisões com pouco planejamento.

Outro ponto crítico é a desorganização. Com checklists extensos, inúmeras trocas de e-mails e dados em planilhas de excel, a gestão documental não é ágil e os documentos podem se perder. Além disso, é preciso checar documento por documento para verificar seus status, andamento e caso esteja tudo em dia, eliminá-los manualmente dos checklists.

Então vem a questão crucial: como tudo isso pode ser feito de forma mais eficiente? Apesar de mais popular, o GED — Gestão Eletrônica de Documentos —, como o próprio nome sugere, é responsável apenas pelo gerenciamento dos documentos. Essa limitação vem tornando essa ferramenta obsoleta e dando lugar ao Enterprise Content Management (ECM), considerado a evolução dos GEDs.

Com o uso de mais tecnologia e inteligência artificial (AI), um software ECM é capaz de realizar buscas, analisar e gerir documentos cartorários e forenses em maior escala.

Além de outras funcionalidades que o ECM possui, esses são os principais benefícios que ele oferece para as empresas, principalmente para aquelas que operam com uma volumetria de documentos muito alta.

Do GED ao ECM: Entenda a evolução

Um GED é capaz de gerir documentos, porém, de forma limitada, setorizada e sem o uso de inteligência artificial (AI). Em contrapartida, o ECM engloba ferramentas que capturam, gerenciam, armazenam, preservam e disponibilizam documentos relacionados a todos os processos organizacionais da empresa, isto é, atuando em todo seu workflow.

Um software ECM é entregue no formato de uma plataforma que utiliza as potencialidades da web acrescidas de AI e Interface de Programação de Aplicações (API), ou seja, fatores que prezam pela usabilidade, experiência dos usuários e funcionalidades eficazes para a gestão documental.

No que se refere à atuação e controle da gestão documental, um ECM integra todo o workflow da empresa para a realização de buscas de documentos cartorários e forenses. A vantagem dessa atuação integrada reflete diretamente no prazo de entrega da plataforma, que é reduzido em 50% do tempo quando comparado ao de um GED ou de uma gestão tradicional.

Assim, é possível afirmar que a maior evolução na gestão documental por meio de ECMs é o uso de tecnologia e inteligência artificial para uma gestão automatizada.

Por que apostar em um ECM?

Como o nome sugere, um Enterprise Content Management realiza a gestão dos documentos por meio de uma plataforma única, na qual todos os documentos cartorários e forenses necessários para o funcionamento de uma empresa são incluídos.

Contudo, o ECM é mais que um hospedeiro e organizador de documentos. Como a evolução dos GEDs, uma plataforma ECM atua em três momentos fundamentais que tornam o processo de gestão mais ágil e estratégico:

1º momento

A plataforma ECM elimina todo o controle da gestão documental de planilhas de excel e fluxo de e-mails. Todos os checklists necessários para a empresa são adaptados à plataforma, podendo ser customizados de acordo com o negócio do cliente.

2º momento

A plataforma usa inteligência artificial e SLA — Acordo de Nível de Serviço — para obter o controle e rastreabilidade de ponta a ponta no processo, produzir relatórios, indicadores e enviar notificações.

O SLA é um contrato entre duas partes: a empresa que fornece o serviço e o cliente que deseja contratá-lo. No caso da plataforma ECM, esse contrato permite a criação de vários perfis, com diferentes níveis de acesso, e customização de checklists.

Utilizando o exemplo de alguém que trabalha com crédito agrícola e precisa hipotecar imóveis para efetuar a liberação do crédito. Se essa pessoa fecha, em média, mil contratos mensais, como é possível controlar tudo isso por meio de planilhas e e-mails? Como repassar toda a informação de forma efetiva e atualizada para a equipe?

Conforme a empresa cresce e a volumetria dos documentos aumenta, esse processo manual começa a não funcionar mais. Também é preciso produzir relatórios e contar com indicadores e notificações para possíveis problemas e irregularidades documentais.

3º momento

Em um último nível, a plataforma ECM analisa e fornece pré-análises automatizadas sobre os checklists de documentos das empresas. Para garantir a eficácia desse processo, é indispensável o uso de muita tecnologia e AI.

Como o ECM ajuda o gestor no dia a dia?

O maior problema na gestão documental da empresas é o desperdício do tempo da equipe na organização e tramitação manual de documentos. A consequência disso é a necessidade de contratar funcionários designados apenas para essas tarefas, o que impede que o time aja de forma estratégica.

Uma das vantagens que o ECM garante é a otimização do tempo da equipe de operações, bem como a redução da contratação de despachantes e escritórios de advocacias para a prestação de serviços ligados à gestão de documentos cartorários e forenses.

Quando uma empresa confia em uma plataforma especializada em entregar esse serviço de gestão, ela ganha mais tempo para investir em seu próprio core business, isto é, sua verdadeira área de atuação.

Na plataforma, o gestor pode criar usuários com níveis diferentes de acesso, configurar notificações e checklists segundo sua necessidade. Assim, por meio da tecnologia, todo o processo se torna mais ágil, mais estratégico e eficiente.

Por isso, as empresas apostam cada vez mais em plataformas com uma usabilidade prática e inteligente como forma a ajudar os gestores e a equipe no dia a dia.

Isso também permite realocar funcionários antes designados a essas funções para ações e setores mais estratégicos dentro da empresa.

Por que investir em um software para a gestão de documentos cartorários e forenses?

Diante de todas as vantagens e funcionalidades citadas neste post, é possível concluir que um sistema ECM para a gestão de documentos cartorários e forenses torna o processo mais organizado, rápido e eficiente.

O uso desse tipo de plataformas permite a busca por automação, entrega em metade do tempo e organização em um só lugar. Todos as solicitações ficam arquivadas nela, são disponibilizadas para download e os acessos podem ser configurados pelo gestor.

Além disso, também são emitidos relatórios, pré-análises automatizadas e notificações com o uso de inteligência artificial e tecnologia. Todas as atividades podem ser registradas na Blockchain — um sistema de registros descentralizado e imutável, que garante a segurança de todas as operações realizadas por criptomoedas, como Bitcoin.

Em linhas gerais, um sistema ECM resume todo um centro de controle da gestão de documentos cartorários e forenses de uma empresa em um só lugar, garantindo eficiência na busca, inteligência e agilidade no processo. Um trabalho extenso e minucioso, antes feito manualmente, passa a ser automatizado em busca de reduzir os esforços e melhorar os resultados.

Achou interessante? Para entender mais sobre como um ECM pode ajudar na sua gestão documental assine nossa newsletter e fique por dentro de todas as novidades!

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Autor: cartórios.com.vc

A cartórios.com.vc é uma startup de serviços de documentação impulsionada pela inovação e tecnologia. Realizamos buscas e envio de 2ª via de certidões de um jeito mais fácil, rápido e seguro.

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