Autenticação e reconhecimento de firma: entenda a diferença

Em geral, as pessoas não têm muita intimidade com os procedimentos notariais e tampouco estão inteiradas a respeito das funções de um cartório. Apenas quando precisam cumprir alguma formalidade prevista em lei ou exigida por terceiro, por exemplo, é que procuram saber mais sobre as providências que devem ser tomadas.

Acontece que nem sempre essa é a melhor estratégia, já que às vezes temos que correr contra os prazos ou precisamos de agilidade em uma negociação.

Por isso, vamos esclarecer uma dúvida muito comum de quem não está acostumado a frequentar o cartório: qual é a diferença entre o reconhecimento de firma e a autenticação de documentos? Confira na sequência!

A semelhança entre os 2 procedimentos

Apesar de ser bastante comum ouvirmos algumas pessoas utilizando as 2 expressões como sinônimas, a autenticação e o reconhecimento de firma são serviços completamente diferentes.

É bem verdade que os dois serviços são prestados dentro de um cartório de notas, mas as semelhanças param por aí.

Com isso em mente, passamos a analisar de forma detalhada para que serve e como são realizados os procedimentos de reconhecimento de firma e de autenticação de documentos. Veremos, ainda, como cada um desses procedimentos é realizado na prática. Confira:

O reconhecimento de firma

O objetivo do reconhecimento de firma é atestar a quem interessar possa que determinada assinatura gravada em um documento qualquer pertence, de fato, ao próprio signatário.

Esse reconhecimento é realizado pelo tabelião ou por um funcionário do ofício de notas devidamente autorizado por ele.

Além disso, o reconhecimento de firma também evita que um dos contratantes negue a autoria da assinatura que consta no documento. É claro que sempre partimos do pressuposto de que as partes em um negócio jurídico vão agir de boa-fé.

No entanto, quando estamos falando de um assunto importante, como a compra ou a venda de um imóvel para a residência da família ou a celebração de um contrato importante, por exemplo, todo cuidado é pouco.

Um efeito interessante do reconhecimento de firma é o de inverter esse ônus da prova em eventual processo judicial em que o documento seja apresentado como meio de prova. Isso significa que passa a caber à outra parte a comprovação de que a assinatura não é sua ou de que houve uma fraude, uma garantia que traz segurança aos contratos e todas as partes envolvidas.

Os tipos de reconhecimento de firma

O reconhecimento de firma pode ser realizado por meio de 2 métodos diferentes: semelhança e autenticidade.

O reconhecimento de firma por autenticidade

O reconhecimento por autenticidade é o único capaz de dar certeza plena de que a assinatura pertence à pessoa que assinou. Isso acontece porque, nesse caso, o documento é assinado na presença física do tabelião.

Agora, imagine uma pessoa que assine muitos contratos em todo o país. Não seria possível que assinasse todos os documentos na presença de um tabelião, não é mesmo? Por isso, e também para atender à maior comodidade do cidadão é que existe o reconhecimento por semelhança — que, por sinal, é também o mais popular entre os dois.

O reconhecimento de firma por semelhança

O reconhecimento de firma por semelhança acontece quando o tabelião ou o funcionário por ele autorizado compara a assinatura presente no documento com a assinatura previamente depositada no cartório em uma ficha de assinaturas, declarando que a assinatura, de fato, é semelhante à que consta nos seus arquivos. O procedimento, portanto, não exige a presença do signatário no momento do reconhecimento.

Para depositar a assinatura no ofício de notas ou para “abrir firma em cartório”, como se diz popularmente, é necessário que o interessado compareça ao ofício de notas munido de um documento original com foto legível e em bom estado de conservação. Pode ser o documento de identidade, a carteira de trabalho, o passaporte ou a habilitação, por exemplo.

Após conferir a documentação, o funcionário do cartório solicita que o interessado assine um cartão, que será arquivado dentro do cartório. Muitos cartórios também submetem o cartão a um processo de escaneamento, de modo a digitalizar o documento, fazendo com que possa ser encontrado e consultado mais rapidamente e com maior facilidade no futuro.

A autenticação de documentos

A autenticação, por sua vez, é um procedimento que tem como objetivo declarar que a cópia de determinado documento corresponde fielmente ao original. Trata-se de uma garantia exigida por muitas empresas e até mesmo pessoas físicas ao se envolverem em uma relação jurídica com um desconhecido.

Não temos nenhuma dúvida de que a popularização de computadores pessoais, softwares de edição de imagens e impressoras cada vez mais engenhosas trouxeram inúmeros benefícios ao cidadão de bem e ao comerciante honesto.

Porém, também fez subir significativamente a ocorrência de fraudes em documentos. Naturalmente, as pessoas se tornaram mais desconfiadas.

Como não é possível deixar um documento original arquivado sob a custódia de um 3º, a cópia autenticada funciona como uma alternativa bem mais segura do que uma fotocópia comum, que pode ter sido facilmente adulterada.

O processo de autenticação

Ao autenticar um documento, o escrevente do cartório confere cuidadosamente se a cópia é idêntica ao original. Caso seja, ele cola um selo do cartório, carimba e assina a cópia.

É possível que o usuário do serviço já leve a cópia pronta de casa ou, para a sua comodidade, também é possível tirar a fotocópia no próprio cartório.

Os documentos que não podem ser autenticados

Nem todos os documentos podem ser autenticados. Por isso, é bom ficar de olho principalmente na integridade do original. O cartório não pode autenticar documentos adulterados por raspagem, utilização de corretivos, solventes, rasurados, em papel térmico ou escritos a lápis.

A autenticação de documentos e o reconhecimento de firma são 2 procedimentos muito importantes e comuns no dia a dia do expediente de um ofício de notas — e também são 2 coisas muito diferentes.

A autenticação serve para atestar que a cópia de um documento qualquer é idêntica ao original. Já o reconhecimento de firma tem como objetivo garantir que uma assinatura em um documento seja mesmo de quem alega ser.

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Autor: cartórios.com.vc

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