Como melhorar a eficiência (e o controle de documentos) da sua equipe

No mundo empresarial, a eficiência é perseguida continuamente pelos gestores, com objetivo de atingir as metas estabelecidas. Mas um fator determinante para conseguir isso é a realização de um trabalho em equipe de forma coesa e assertiva, que, consequentemente, precisa de um time preparado e motivado para trazer os resultados.

Muitos gestores cobram um desempenho acima da média de suas equipes. No entanto, nem todos se questionam se ao longo do tempo promoveram mudanças que favorecessem melhorias na rotina de trabalho dos seus liderados, além de alguns acreditarem que os acertos do passado podem ser repetidos no futuro, o que nem sempre é verdade. Problemas novos requerem novas soluções.

Pensando nisso, elaboramos este artigo com algumas dicas práticas para melhorar a eficiência do seu time, garantindo produtividade e qualidade do trabalho. Está pronto para levar a sua equipe para outro nível? Então continue a leitura.

Pratique a escuta ativa

O primeiro passo para qualquer entendimento ou melhoria mútua é manter uma comunicação aberta. Os integrantes da equipe precisam entender que mesmo existindo uma hierarquia, todos estão abertos a darem suas opiniões, críticas, sugestões, etc.

O gestor deve trabalhar para que não seja passada uma imagem de arrogância ou supremacia, mantendo o livre acesso para que os colaboradores entrem em contato quando necessário. Dessa forma, todos poderão contribuir através dos seus pontos de vista sobre a rotina de trabalho.

Isso é muito importante, pois um funcionário só emite a sua opinião buscando melhorar, agilizar e facilitar suas atividades diárias. Cabe ao gestor selecionar as melhores sugestões e colocá-las em prática.

Lidere pelo exemplo

Já ouviu dizer que “os comandados são o reflexo do seu líder”? Pois é, se o gestor deseja uma equipe comprometida, com bons comportamentos, assertiva, focada, solícita, educada, etc., deve antes ser exemplo.

Mostrando como se faz, a cobrança terá muito mais respaldo e será muito mais fácil de ser seguida. Dificilmente os liderados fogem do padrão do seu líder. Então, antes de qualquer reclamação sobre o comportamento da equipe, tenha certeza de que você está agindo de forma exemplar.

Forneça feedbacks contínuos

Em teoria, os feedbacks objetivam a melhora de desempenho das equipes para alcançar os resultados esperados. Entretanto, na prática, alguns gestores só utilizam este recurso quando algo os desagradam. Ou seja, infelizmente, o feedback só serve para criticar os colaboradores ou time em questão. Isso é um erro duplo por parte do gestor, pois:

  1. desperdiça um recurso excelente como o feedback, que poderia ser utilizado para trabalhar pontos importantes de toda a equipe e passar uma visão ampla de todo o trabalho desenvolvido até aquele momento;
  2. inverte completamente as coisas. O feedback é para motivar a equipe, e não desanimar. O gestor que acredita que a crítica, por si só, é suficiente para instigar os colaboradores está enganado.

Pratique o feedback da forma correta. Mostre sim os erros, mas sempre apontando as razões e como tais erros foram cometidos e, logo em seguida, apresente a solução ou trabalhe junto com a equipe para encontrar as resoluções.

Defina metas claras

Como saber se está indo bem ou mal, se não sabe exatamente o que tem que fazer ou qual é o resultado esperado? Até mesmo para que os feedbacks sejam efetivos, é necessário que todos tenham entendido os objetivos. Só assim o gestor poderá cobrar o desenvolvimento dos resultados.

É importante salientar que, quando é dito “metas claras”, não se trata apenas de uma explicação detalhada sobre os objetivos de cada equipe, é essencial que essas metas sejam factíveis e alcançáveis. Depois de apresentar números que estão ao alcance de todas as equipes, mostre os benefícios para a empresa, para o time e cada colaborador individualmente.

Uma boa forma de criar metas claras é utilizando o modelo SMART. Segundo a metodologia, para ser eficaz, ela deve ser específica, mensurável, atingível, relevante e temporal.

Faça a gestão de documentos e automatize processos

Automatizar, antes de qualquer coisa, é economizar. Não é necessário muito esforço para imaginar quanto tempo se gasta com impressão, arquivamento ou cópia de documentos — tarefas que são repetidas à exaustão nas empresas. Assim, para melhorar o controle de documentos, a melhor e mais eficiente saída é a automatização de processos.

Ter a gestão de documentos automatizada resulta em atividades diárias sendo realizadas com o mínimo de participação humana, tornando tudo mais dinâmico e com menores taxas de erros e necessidade de retrabalhos. Tudo isso torna a gestão organizacional muito mais simples e eficiente.

Os documentos da empresa são de suma importância para geração de estratégias e negociações. Assim, nem é preciso explicar o quanto as suas informações precisam estar organizadas, disponíveis e acessíveis quando necessário.

Proporcione tarefas interessantes

Se a rotina for sempre desagradável e cansativa, o trabalho em equipe se tornará um desafio e eventualmente o time vai se desmotivar e o desempenho, diminuir. Logicamente, sempre terão as atividades que são pouco atraentes, mas que são essenciais para o alcance das metas.

Porém, é importante que o gestor apresente tarefas que explorem as habilidades de cada membro da equipe e que eles se sintam desafiados a cumpri-las.

Não é necessário criar funções que fujam completamente do padrão da empresa só para motivar os funcionários. O ser humano por si só já anseia por desafios. Conhecendo o perfil de cada colaborador, o gestor será capaz de desafiá-los individualmente e como equipe, mantendo a motivação e o foco sempre em alta no dia a dia.

Verifique se os processos estão funcionando

Muitas vezes, a empresa já possui uma equipe qualificada com ótimas habilidades. Porém, o fluxo dos processos pode estar gerando gargalos para o alcance dos resultados planejados. Assim, é importante que o gestor verifique cada etapa do processo, quais as dificuldades apresentadas pelos colaboradores e qual a melhor maneira de resolvê-las para conseguir eficiência e resultado em menor tempo.

Para melhorar o trabalho em equipe, é preciso antes analisar se o gestor está aplicando as estratégias corretas para extrair o melhor do seu time. Verifique detalhadamente as dicas aqui apresentadas, ouça os colaboradores e adapte-as à sua realidade. Dessa forma conseguirá pessoas engajadas e gerará sinergia para tornar o trabalho mais eficiente.

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Autor: cartórios.com.vc

A cartórios.com.vc é uma startup de serviços de documentação impulsionada pela inovação e tecnologia. Realizamos buscas e envio de 2ª via de certidões de um jeito mais fácil, rápido e seguro.

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