6 dicas para otimizar a gestão de documentos da sua empresa

A busca por uma maior agilidade na gestão de documentos é um dever de todo gestor que está empenhado em conseguir melhorar o nível de eficiência da empresa. Essa otimização de processos ajuda a acelerar o andamento de cada atividade que depende de certidões e outros tipos de papéis.

Para facilitar a rotina de quem está envolvido em operações que demandam um número considerável de documentos e exigem uma administração rigorosa, por exemplo, nos casos de solicitações e liberações de crédito agrícola e imobiliário, listamos algumas dicas que vão tornar o dia a dia um pouco mais fácil e organizado. Confira!

1. Separe os documentos por categorias e cores ou siglas

Quando trabalhamos com um volume considerável de papéis, precisamos adotar alguma forma de encontrar o que precisamos no menor tempo possível, de uma maneira bastante rápida e até intuitiva.

Para ajudar nessa tarefa de identificação, trabalhar com a seleção de cores é uma boa ideia. Números e siglas também podem ajudar, desde que sejam de conhecimento de todos os envolvidos e que façam sentido para serem mais facilmente entendidos.

Vamos imaginar, por exemplo, que a sua empresa tenha algum sistema para catalogar vários tipos de papéis que são utilizados em processos de rotina. Se há uma interação maior do seu departamento com o financeiro, é possível que os documentos que precisam ser redirecionados a esse setor sejam marcados com uma identificação verde. Se achar mais fácil, pode também adotar algum tipo de sigla.

Assim, sempre que houver alguma NF, guia ou comprovante de pagamento que precisem ser encaminhados, você já poderá repassá-los, sem medo de errar, dispensando uma avaliação mais minuciosa.

2. Faça um sistema de triagem com categorias inteligentes

Outra prática que também ajuda muito na hora de fazer a gestão de documentos da empresa é a criação de um sistema de triagem com algumas categorias que serão ligadas às ações que precisam ser feitas.

Você pode escolher termos bem objetivos como: analisar, enviar, arquivar, devolver, conferir, cobrar. Quanto mais direta a ação indicada, melhor será a categorização desses documentos.

Esse tipo de iniciativa ajudará, além de você, qualquer outra pessoa que esteja envolvida no manuseio dos arquivos e quem mais puder passar pela operação.

Tanto fisicamente como no ambiente digital, a criação dessas pastas é algo fácil de fazer. No caso dos arquivos físicos, é importante também identificar quais os melhores locais para esses depósitos temporários. De preferência, eles devem acompanhar o fluxo do processo.

Quanto às pastas digitais, a dica é conferir o nível de acesso para garantir que todos os funcionários possam manusear os documentos.

3. Organize contas em níveis de arquivamento

No caso das contas, há ainda uma complementação quanto à dica anterior: a separação em três níveis de arquivamento.

O primeiro nível está relacionado ao recebimento e à triagem. Assim, quando um compromisso chega à empresa, ele vai para uma área onde será posteriormente analisado e conferido. Essa triagem não pode demorar muito, para evitar problemas, como multas, juros e a paralisação de processos.

O segundo estágio é o arquivamento das contas em uma pasta, separando tudo pelos meses do ano. Assim, fica bem fácil encontrar o que foi pago e quando. Nesse caso, é bem importante manter a atenção voltada para a guarda dos papéis segundo a data de pagamento. Como o regime de caixa é diferente do regime de competência, o melhor é definir bem a forma de se organizar tudo.

O último nível é o arquivamento das contas em uma pasta para futuro descarte. Esse tipo de arquivo morto precisa ter indicada, claramente, a data de expiração para que nada seja jogado fora antes do prazo.

4. Use a tecnologia ao seu favor

A tecnologia também é uma grande aliada de quem está em busca de um bom gerenciamento de documentos. Com sistemas específicos para esse tipo de propósito, o armazenamento, a disponibilização e a transferência de documentos podem ser executados de forma mais produtiva.

A empresa que utiliza ferramentas desse tipo consegue agilizar muito mais o seu processo interno e diminuir os prazos das operações.

De maneira mais prática e organizada, a automatização da gestão de documentos tem uma eficiência superior às planilhas de Excel, que muitos gestores ainda utilizam, e também à transferência e organização por ferramentas de e-mail, que não facilitam a busca e nem proporcionam um controle de versão adequado.

Outro tipo de serviço que pode ser considerado é o de digitalização de documentos, com registro em HDs, DVDs ou ainda em microfilmes. Essa é uma solução que vem ganhando cada vez mais popularidade no mundo corporativo.

5. Exercite a disciplina e mantenha a organização

Todas essas dicas são bastante práticas e podem ajudar a sua empresa a conseguir um nível de eficiência mais alto nos processos em que a gestão de documentos seja necessária, contudo dependem muito da constante disciplina.

Separando cada tipo de papel ou arquivo digital em seus devidos locais, não misturando documentos e cuidando para que o fluxo não fique estacionado, os resultados irão aparecer.

É importante também estar atento para itens que permanecem em algum dos seus estágios de triagem por muito tempo. Se não houver um meio de avaliação de cada um deles, com o fim de esvaziar, por completo, as fases intermediárias, uma boa ideia é sempre utilizar uma ordem na hora do recebimento e armazenamento, seja cronológica, seja de importância. Essa é outra decisão que precisa ser tomada para garantir que nenhuma falha ocorra no meio do caminho.

6. Mantenha backups atualizados

Como uma última boa prática a ser considerada, é sempre bom lembrar a importância de fazer backups regulares.

Se a sua empresa não tem um sistema automático para a realização de backups, é bom que você adote uma política de fazê-los regularmente. Assim, é possível evitar, em casos de imprevistos, que o trabalho seja perdido.

Quanto aos documentos impressos, avalie o que faz sentido ser digitalizado e o que pode ser tratado somente por meio físico. Se ficar na dúvida, busque sempre o caminho mais seguro.

A gestão de documentos é um assunto muito importante e que algumas pessoas acabam deixando de lado. Se você se preocupa com os resultados da sua empresa, vai considerar todas essas boas práticas que estamos sugerindo.

Caso já adote alguma delas ou conheça outras dicas de como fazer essa gestão e queira compartilhá-las conosco, conte-nos como você faz na sua empresa, deixando um comentário. Queremos saber como você organiza seus documentos!

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Autor: cartórios.com.vc

A cartórios.com.vc é uma startup de serviços de documentação impulsionada pela inovação e tecnologia. Realizamos buscas e envio de 2ª via de certidões de um jeito mais fácil, rápido e seguro.

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