Descubra como reduzir custos na empresa de uma vez por todas

O sucesso de uma empresa está, em grande parte, vinculado a sua saúde financeira, sendo esse, sem dúvida, um dos principais itens analisados por investidores no momento da aplicação de recursos. Para apresentar resultados positivos, é preciso aprender como reduzir custos na empresa e tornar essa prática algo rotineiro no expediente corporativo.

Com mercados cada vez mais acirrados e frequentes crises políticas e econômicas, muitas empresas foram afetadas, tornando a redução de gastos mais do que necessária não apenas para garantir a lucratividade, mas principalmente para manter a empresa viva.

No entanto, se as reduções não forem estudadas e realizadas de forma estruturada, podem causar o efeito contrário, trazendo ainda mais prejuízos. Como fazer da forma correta, então?

Neste artigo, traremos algumas dicas de como reduzir custos aliando a qualidade do trabalho e o equilíbrio financeiro. Acompanhe abaixo!

Analise a saúde financeira da empresa

A redução de custos precisa ser realizada da forma correta, através de informações coesas para que a ação não prejudique o trabalho da companhia de uma maneira geral. Em outras palavras, só existe um caminho para iniciar uma redução de custos na empresa: reunir e estudar todas as diretrizes de gastos da organização.

Ao detalhar as despesas que podem ser eliminadas, flexibilizadas e as que são indispensáveis para o funcionamento do todo, ficará mais fácil calcular as melhores opções antes de fazer os cortes finais.

Essa primeira análise é essencial, por exemplo, para concluir que alguns serviços contratados pela empresa são supérfluos e inviáveis e que se forem excluídos não farão diferença. Um bom exemplo é a assinatura de revistas ou jornais.

O passo seguinte é analisar que outras atividades sairiam mais baratas sendo terceirizadas, como limpeza, segurança, cobrança, etc.

Todo estudo deve ser baseado em quanto e como a empresa gasta atualmente e gastará caso faça de outra maneira. Essa é a lógica que deve reger a ação de redução de custos.

Envolva a equipe para otimizar os gastos

Para que o planejamento da redução de custos possa funcionar, é preciso a participação de todos os colaboradores. Por isso, a comunicação interna e a definição de metas para as equipes serão fundamentais nessa etapa.

O gestor pode incentivar ações simples, como aproveitar melhor a luz do sol, diminuir o uso das lâmpadas e trocá-las por modelos mais econômicos e evitar desperdícios de materiais ou o seu excesso, entre outros.

Investir em treinamentos atrelados a projetos de redução de custos é uma ótima alternativa, já que, além de capacitar os colaboradores, você terá projetos aplicados para melhorar os processos de forma contínua, gerando resultados permanentes.

Oferecer premiações e recompensas para equipes ou funcionários que se engajarem mais na redução de custos também são boas sugestões nesse caso. Tal prática incentiva a participação de todos e pode garantir bons resultados em um prazo mais curto.

Renegocie dívidas e tarifas bancárias

A renegociação de dívidas é sempre uma ótima opção quando se fala em redução de custos. Isso porque é possível, durante um novo acordo, conseguir menores taxas de juros e não continuar pagando valores tão elevados.

Porém, a análise da saúde financeira (vista no primeiro tópico) é de suma importância antes de tomar essa decisão. É preciso ter a certeza que a empresa terá condições de cumprir o novo acordo, para não correr riscos de perder credibilidade com as instituições bancárias e com o mercado.

Outra dica nesse sentido é tentar a renegociação das tarifas bancárias de contas e boletos da empresa. Entretanto, esse processo só acontecerá se a empresa estiver em dia com os pagamentos, em alguns casos podendo ser necessário apresentar uma certidão negativa.

Adote o banco de horas

O banco de horas é uma ótima alternativa para reduzir custos e manter o bom relacionamento do funcionário com a empresa. Ele permite que os colaboradores recuperem todo tempo de trabalho excedido ganhando folgas e prolongando os dias de férias, enquanto a empresa economiza no pagamento de horas extras.

No entanto, é imprescindível que o funcionário cumpra essas horas no ano corrente, para evitar quaisquer problemas com direitos trabalhistas. Se não for possível que todas as horas sejam abatidas no mesmo ano, a empresa terá que pagar as horas excedidas. Algumas categorias têm regras diferentes, então analise a situação junto ao sindicato.

Analise o fluxo de caixa

Antes de tudo: análise de fluxo de caixa é diferente de análise da saúde financeira. Através do estudo do fluxo, o gestor pode saber quais meses do último ano foram de menor faturamento em termos de recebimento e venda.

Com essa informação concisa em mãos, será possível negociar prazos e acordos para que a queda não seja tão sentida durante os meses de menor fluxo. Além disso, estratégias podem ser criadas para aumentar a rentabilidade ou reduzir custos nesse período — oferecendo férias coletivas, por exemplo.

Use a gestão de documentos e automatização do processo

Um dos custos mais recorrente nas empresas é o de documentos obsoletos. Por muitas vezes, documentos antigos ocupam espaços caros materiais pouco utilizados. Além disso, por falta de uma gestão correta, muitos documentos são perdidos ou negligenciados trazendo prejuízos na forma de retrabalhos e renegociações.

Uma solução para reduzir os gastos com essas atividades é a automatização do processo, reduzindo o uso de papéis e praticando a digitalização de documentos. Por meio da automatização, toda informação estará segura e de fácil acesso para todos os colaboradores responsáveis.

O espaço adicional pode ser devolvido reduzindo o custo de aluguel, ou pode ser utilizado para atividades que realmente agreguem valor para organização.

Invista no marketing de baixo custo

Para ficar bem claro: marketing de baixo custo não significa marketing ineficiente de baixa qualidade. A procura de novas opções, na verdade, abre portas para que a empresa descubra excelentes profissionais.

Uma das alternativas é o marketing digital em vez dos meios tradicionais como jornais, revistas, rádio ou televisão. Essa estratégia é interessante porque você tem a possibilidade de segmentar o anúncio e atingir apenas as pessoas com o perfil que você busca, aumentando a conversão e reduzindo custos por campanha.

Outra estratégia interessante é a utilização do remarketing, que fica “seguindo” a pessoa que visualizou seu anúncio ou visitou o seu site ou blog, fazendo o seu produto ser lembrado constantemente. Fazer uso de influenciadores nas redes sociais pode ajudar nesse processo.

Por fim, você também deve investir em marketing de conteúdo, oferecendo para o seu público informações relevantes e criando um relacionamento duradouro.

Todas essas opções são bem mais econômicas e permitem que o gestor possa optar para qual público deseja direcionar cada tipo de campanha.

Agora você já tem as ferramentas e informações de como reduzir custos na empresa para começar a melhorar ou estabilizar a saúde financeira da sua empresa. Analise cada dica aqui apresentada e faça um comparativo com a sua realidade. A busca por novas saídas é o primeiro passo para a mudança de cultura e a melhora nos resultados.

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Autor: cartórios.com.vc

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