Como aplicar a gestão de documentos cartorários e forenses da empresa

Gerenciar um negócio é uma tarefa desafiadora que exige muita organização. Além disso, a gestão de documentos cartorários e forenses é parte fundamental desse processo, já que o volume de papéis em uma empresa é sempre grande, independentemente da sua área de atuação. Ainda assim, é comum que surjam dúvidas sobre como lidar com essa tarefa.

Muitas vezes, os funcionários acabam gastando tempo demais com estratégias ineficazes. Para evitar que eles vivam exclusivamente em função da organização, o gestor deve agir de forma planejada, garantindo que os documentos estejam sempre em ordem. Pensando nisso, criamos este post para mostrar tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Confira!

Como começar a fazer gestão de documentos na empresa

A automatização dos processos de gestão é uma tendência que deve causar uma verdadeira revolução na forma como lidamos com os processos do dia a dia. Por isso, o ideal é desenvolver um planejamento eficiente que considere todos os tipos de documento com os quais a empresa lida e estabeleça procedimentos para gerenciá-los.

Mapeamento de processos

Em primeiro lugar, é fundamental compreender a função de cada um dos documentos e qual a melhor maneira de lidar com eles. Isso pode ser feito por meio de um mapeamento de processos, pois ele oferece uma visão clara de quais documentos estão ligados a cada atividade desempenhada pelos funcionários, assim como sua ordem de execução.

Duas informações importantes serão extraídas nessa etapa do planejamento: quais documentos devem ter prioridade e quais os prazos ligados a cada um. Estamos falando de datas para enviar ao cartório, contatar o cliente, encaminhar a outros setores do escritório etc. Quando o assunto é a gestão de documentos, ser fiel aos prazos é uma questão crucial.

Categorização de documentos

Sabemos que são diversos os tipos de documentos com os quais lidamos no dia a dia, principalmente relacionados a questões jurídicas. Por isso, a categorização tem papel importante no processo de gestão.

Ela funciona como um complemento do controle de prazos, pois auxilia na determinação do tempo de processamento dos documentos. Com o mapeamento realizado e os documentos categorizados de acordo com a função de cada um, é possível criar um plano de ações para os responsáveis por cada um deles.

Designação dos responsáveis

Cada documento diz respeito a um processo específico. Por mais que diferentes pessoas lidem com os mesmos documentos — principalmente em pequenas empresas —, é fundamental reduzir ao mínimo possível os responsáveis por certos grupos. A divisão pode ser feita por empresa, por categoria de documento etc.

O importante é que esteja definido de forma clara quem é o responsável por cada um deles. Isso ajuda a evitar falhas nos procedimentos jurídicos (como a perda de prazos), assim como facilita o acesso a eles.

Vale frisar que, apesar de ser problemático manter muitos funcionários com acesso a quaisquer documentos, designá-los a uma única pessoa pode gerar problemas caso ela esteja ausente. Por isso, mantenha um segundo profissional como corresponsável.

Avaliação do fluxo de documentos

Antes de lidar diretamente com a questão do armazenamento, é preciso avaliar se há documentos insuficientes em determinado processo ou o oposto — é comum que o trâmite (necessário) gere documentos sobressalentes (desnecessários).

A identificação de ambos os casos é importante para otimizar a gestão, já que documentos em falta podem prejudicar os processos jurídicos da empresa. Da mesma forma, o levantamento permite eliminar o excesso de formalização de documentos.

Armazenamento

Essa é uma questão essencial. A forma como os documentos são armazenados diz muito sobre a eficiência da empresa. Por isso, com um local específico destinado a esse fim, é interessante começar pela divisão por áreas ou setores da empresa — compras, vendas, contratos, contas a pagar, procurações etc.

Da mesma forma, é preciso envolver os responsáveis no processo, para que eles tenham total conhecimento do local de destino dos documentos que utilizam.

Utilização da tecnologia a seu favor

O mundo digital está a cada dia mais presente em nossas vidas. É impossível ignorar as vantagens que ele traz, principalmente para a automação de processos nas empresas. Por isso, contar com ferramentas específicas para a gestão de documentos pode revolucionar a eficiência de sua empresa.

Benefícios da gestão de documentos para o negócio

A primeira coisa que vem à mente quando pensamos em adotar uma nova estratégia na empresa é o impacto financeiro que isso trará. No caso da gestão de documentos, ele é significativamente positivo, a começar pela redução de custos.

A economia de recursos físicos — como papéis e tinta de impressora — é notada rapidamente. No caso da digitalização dos documentos, esse custo diminui ainda mais. Da mesma forma, os funcionários passam a poder focar as suas atividades principais por mais tempo, o que corresponde a uma melhora no desempenho geral de todos — e isso também impacta positivamente o bolso da empresa.

Um outro ponto que se destaca é a redução no tempo médio dos processos. Quanto menos tempo os profissionais perdem indo atrás de documentos e realizando ações burocráticas manualmente, mais cedo as atividades são concluídas.

Vale destacar que, com uma gestão eficiente, a segurança dos documentos é maior, assim como o controle de acesso a eles. Trata-se de um ponto crucial para quem lida com documentos sensíveis e sigilosos, como os jurídicos.

Uma dica para sua gestão: GED — Gestão Eletrônica de Documentos

Como você pode ver, as vantagens da utilização de ferramentas digitais para a gestão de documentos são grandes. Assim como em diversas outras áreas, os papéis impressos tendem a estar cada vez menos presentes nas empresas. Isso é um reflexo do crescimento da Gestão Eletrônica de Documentos.

Não se trata apenas de uma tendência, mas de um processo que vem dominando o mercado corporativo. Assim como máquinas de escrever foram totalmente substituídas por computadores, não há motivos para manter metodologias caras e obsoletas para lidar com documentos, quando a GED oferece formas mais eficazes de realizar essa tarefa.

Um bom exemplo é a plataforma elevendocs, que permite uma gestão de procedimentos jurídicos mais eficiente, assim como agiliza os processos de tramitação. A empresa passa a ter mais controle sobre suas ações, reduzindo a necessidade de um despachante para mediar determinados processos.

Utilizar um software voltado para procurações também representa um grande avanço. A ferramenta não só acelera o trâmite, como torna-o mais seguro. A própria eficiência da empresa cresce, enquanto os gastos com recursos físicos e espaço para armazenamento diminuem.

A gestão de documentos pode levar sua empresa a crescer ainda mais. Entre em contato com a elevendocs e saiba mais sobre essa tecnologia que está revolucionando o mercado!

Autor: cartórios.com.vc

A cartórios.com.vc é uma startup de serviços de documentação impulsionada pela inovação e tecnologia. Realizamos buscas e envio de 2ª via de certidões de um jeito mais fácil, rápido e seguro.

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