Due diligence: como controlar o vencimento da documentação

Toda empresa que busca estabelecer-se no mercado em que atua deve ter como parte de sua rotina manter as contas em dia. A due diligence, ou diligência prévia, é um processo ligado diretamente a essa questão, representando uma forma de garantir a responsabilidade da empresa sobre as operações financeiras que realiza.

Entretanto, algumas dúvidas costumam surgir sobre como ela funciona e qual a melhor forma de implementá-la. Pensando nisso, criamos este post para mostrar o que você precisa saber sobre o assunto, incluindo dicas para conseguir uma due diligence de forma mais simples. Confira!

Due dilligence: o que é e qual a sua importância?

Antes de mais nada, é fundamental compreender com clareza o conceito com o qual estamos lidando. Afinal, falamos de um assunto que envolve diretamente as finanças da empresa e a forma como ela lida com sua documentação. Partiremos, então, da definição do que vem a ser essa diligência prévia.

A due diligence é um processo de investigação e auditoria das informações de uma determinada empresa. Em geral, ela é realizada com o objetivo de assegurar a confiabilidade sobre os dados disponibilizados a compradores ou investidores, já que eles precisam se certificar da veracidade das informações relacionadas ao desempenho financeiro da empresa.

Ser diligente significa ser cuidadoso, zeloso com algo — o oposto de negligente. Esse conceito, portanto, diz respeito a uma diligência prévia pois tem como objetivo atuar de forma prudente perante possíveis investimentos. Por isso, uma série de fatores são analisados.

Dentre eles, podemos destacar documentos e dados contábeis e financeiros, visando eliminar ou mitigar riscos relacionados a operações de aquisição. Outro objetivo é a identificação de informações não muito claras sobre um negócio.

Isso não significa necessariamente que uma empresa está escondendo de seus investidores algum dado que poderia inviabilizar a compra. Afinal, esse processo é constantemente realizado de forma voluntária pela própria administração do negócio.

Para que um processo de fusão ou aquisição seja aprovado, é necessário passar pela due diligence. Isso exige um grande levantamento de documentos a serem analisados.

Disponibilidade dos documentos

Não há espaço para falhas em uma due diligence. Por isso, é fundamental que os documentos da empresa sejam mantidos em um ambiente seguro. Estamos falando de um sistema integrado — uma ferramenta criada especificamente para permitir a gestão digital dos documentos.

Ela, em geral, é feita por meio de uma plataforma tecnológica. É preciso levantar todos os documentos, categorizá-los, analisá-los individualmente etc. Trata-se de um projeto delicado que não pode correr riscos gerados pela falta de organização dos papéis.

Por isso, a digitalização dos documentos da empresa é fundamental. Além de reduzir custos com impressão e espaço físico para armazenamento, ela otimiza a gestão dos documentos e, consequentemente, auditorias como a de diligência prévia.

A plataforma também viabiliza uma comunicação mais eficiente entre os envolvidos em todo o processo.

Como fazer uma due diligence?

A due diligence deve ser considerada sob três perspectivas: os cenários financeiro, legal e fiscal (tributário). Isso torna necessária a participação de uma equipe multidisciplinar que inclua profissionais com conhecimento em Controladoria, Contabilidade, Finanças, Recursos Humanos, Tributos, Administração Geral e Avaliação de Empresas (Valuation).

Grosso modo, o objetivo desses profissionais será estipular uma previsão do fluxo de caixa da empresa. Portanto, é fundamental desenvolver um planejamento eficiente para a realização da diligência prévia, de forma que tudo possa ser acompanhado de perto.

A estrutura desse planejamento deve estabelecer alguns dados a serem levantados. Eles podem ser separados em três grupos, conforme destacado a seguir:

  1. dados cadastrais da empresa (nome, CNPJ, sócios, localização etc);
  2. empresas e pessoas relacionadas (clientes, fornecedores, funcionários, etc);
  3. dados fiscais (balanço da empresa, receita líquida e bruta, contas em dia, inadimplência etc).

Com todas essas informações em mãos, é hora de fazer a análise. Nela, é preciso levar em conta certas questões como a a relevância do documento, se a evidência é convincente (documentos fiscais ou gerados por outras empresas, por exemplo), se os dados são objetivos e confiáveis, etc.

O planejamento deve conter, ainda, indicações de como organizar esses dados, de forma a facilitar a análise. Isso envolve apontar onde os dados podem ser encontrados e como estruturá-los em planilhas ou documentos de controle, por exemplo.

Por mais que isso pareça um tanto complicado, certas ações podem facilitar a execução da due diligence, como mostraremos a seguir.

Como controlar o vencimento de documentos?

Assumir uma gestão eficiente dos documentos como parte da rotina da empresa é a melhor forma de garantir mais tranquilidade para conseguir a due diligence. Afinal, estamos falando de uma investigação sobre uma série de informações delicadas e importantes, que não podem ser colocadas em risco no dia a dia da empresa.

É preciso ter em mente que documentos cartorários e forenses, em sua maioria, têm um período de validade muito curto. Quando esse processo for iniciado, otimizar o tempo do levantamento de dados é fundamental. Contudo, também é preciso garantir que eles sejam adequados e que estejam dentro do prazo.

Manter-se ciente de todas as validades dos documentos de sua empresa o tempo todo pode ser algo complicado. Além disso, deixar que a due diligence atrase por falta de um documento importante causa até mesmo prejuízo financeiro, já que a empresa está investindo horas trabalhadas dos profissionais nessa tarefa.

Assim, implementar uma plataforma de gestão de documentos é a melhor maneira de garantir que tudo esteja ao alcance na hora certa. Um software desenvolvido para esse fim permite que os auditores rastreiem os documentos e suas respectivas datas de validade, tornando o processo mais ágil e eficaz.

Uma das etapas da due diligence é a análise de todo o inventário de ativos da empresa, algo que demanda muito tempo sem o suporte de um sistema de gestão. Com uma plataforma desse tipo, é possível executar esse processo com rapidez. Isso garante a veracidade dos dados e evita possíveis falhas causadas por levantamentos feitos de última hora.

Como você pode ver, são muitos os benefícios que o controle de vencimentos pode trazer para a due diligence. Uma ferramenta desenvolvida especificamente para esse fim é a melhor estratégia para o sucesso de todo o processo. Faça você mesmo uma análise em sua empresa e veja como um sistema de gestão de documentos pode otimizar esse trabalho!

Quer saber mais sobre como essa tarefa pode ser feita com tranquilidade? Então entre em contato com a Elevendocs e fale com nossos especialistas no assunto!

Autor: cartórios.com.vc

A cartórios.com.vc é uma startup de serviços de documentação impulsionada pela inovação e tecnologia. Realizamos buscas e envio de 2ª via de certidões de um jeito mais fácil, rápido e seguro.

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